普段 Thunderbird を使用して IMAP でメールを参照するようにしていたのですが、クォータサイズというのが 90%超えをしていて不要なメールを削除しているつもりが表示されている容量が減ることがありませんでした。
設定を見直して下記の設定を変更しました。
設定は「ツール」->「アカウント設定」の順に選択していきます。
「ツール」の表示がない場合は「Alt」キーを押すと表示されるようになります。
サーバ設定
「ツール」->「アカウント設定」->「サーバ設定」の中に下記の設定項目があるので
メッセージを削除する時: 「すぐに削除する」
を選択します。
同期とディスク設定
「ツール」->「アカウント設定」->「同期とディスク設定」の順に選択すると下記の設定があります。
ローカルのコピーとリモートサーバー上の古いメッセージを完全に削除してディスク領域を開放できます。
という設定があるので、「最近のメッセージを次の数だけ残して削除する(B)」もしくは「送信日時から次の日数以上経過したメッセージを削除する(T)」のどちらかを選択し、任意の数値に調整します。
最適化
最後に、受信トレイや各フォルダを右クリックし、「最適化」を選択して最適化しておきます。
削除件数が多いと時間がかかるかもしれませんが、これできれいになるかと思います。
不要なメールがない場合はメールサーバ自体の容量を増やすか、いくつかのメッセージを別途アーカイブしておくしかないでしょう。